Dla wielu firm wysyłka dokumentów to nadal papier, koperta i oczekiwanie na podpis zwrotny. W dobie digitalizacji to podejście bywa nie tylko czasochłonne, ale też ryzykowne – łatwo o błąd, zagubioną stronę czy opóźnienie. A co, jeśli można to zrobić inaczej? Sprawniej. Cyfrowo. Z pełnym potwierdzeniem i bez tracenia czasu?
Na czym polega e-SmartCourier?
To proste: Ty przekazujesz dokument w formie elektronicznej, a InPost dostarcza go do odbiorcy również cyfrowo. Kurier pojawia się z tabletem, prezentuje dokument w formacie PDF i nadzoruje jego podpisanie. Podpis? Nie odręczny, nieskanowany tylko biometryczny, przypisany do konkretnej osoby z oznaczeniem czasu i miejsca.
Po weryfikacji odbiorcy dokument zostaje zabezpieczony pieczęcią kwalifikowaną i wraca do nadawcy również w wersji elektronicznej. Cały proces jest bezpieczny, kontrolowany i nie wymaga ani jednego wydruku.
Właśnie po to powstała usługa e-SmartCourier od InPost. To pierwsze tego typu rozwiązanie w Polsce, które przenosi wysyłkę dokumentów do nowoczesnego formatu. I nie chodzi tylko o e-mail, ale o realną usługę kurierską w wersji elektronicznej z dostarczeniem, weryfikacją i bezpiecznym podpisem biometrycznym.
Sprawdź szczegóły na: https://inpost.pl/e-smartcourier.
Dla kogo jest e-SmartCourier?
Z tej usługi skorzystają przede wszystkim firmy, które często obsługują umowy, aneksy, upoważnienia, formularze i inne formalności wymagające podpisu, ale chcą to robić bez fizycznych dokumentów. Jeśli regularna wysyłka dokumentów pochłania czas Twojego zespołu lub wymaga fizycznej obecności klienta, e-SmartCourier może zmienić sposób działania całej organizacji.
Sprawdzi się m.in. w:
- branży finansowej i ubezpieczeniowej,
- obsłudze klienta B2B,
- HR i rekrutacji,
- administracji i prawie.
Tam, gdzie potrzebny jest podpis, ale liczy się szybkość, potwierdzenie i wygoda to e-SmartCourier daje przewagę.
Dlaczego ta usługa się opłaca?
Przede wszystkim chodzi o oszczędność czasu i uproszczenie procesów. Nie musisz drukować, kompletować, skanować, wysyłać ani prosić o skany zwrotne. Wszystko odbywa się w ramach jednej usługi, w zautomatyzowanym, ale kontrolowanym środowisku.
To też bezpieczeństwo: dokument jest szyfrowany, podpis biometryczny jest niepodrabialny, a całość dodatkowo opatrzona kwalifikowaną pieczęcią. Każdy etap jest monitorowany i wiesz, kiedy dokument został odebrany, przez kogo i o której godzinie.
W praktyce wysyłka dokumentów za pomocą e-SmartCourier to:
- mniej błędów,
- szybsze zawieranie umów,
- lepsza jakość obsługi klienta.
Co wyróżnia e-SmartCourier na tle klasycznej przesyłki?
Zamiast przesyłać papier wysyłasz informację. Kurier nie dostarcza koperty, tylko elektroniczny plik PDF. Nie prosi o podpis na kartce, tylko umożliwia złożenie podpisu biometrycznego na tablecie. Nie czekasz na zwrot, a po podpisaniu masz natychmiastową kopię elektroniczną z pełnym potwierdzeniem.
To wysyłka dokumentów w wersji, która lepiej pasuje do dzisiejszego tempa pracy. Uproszczony proces weryfikacji odbiorcy, brak ryzyka zagubienia dokumentów i automatyzacja archiwizacji – to konkretne korzyści, które można wdrożyć od razu.
Jak wygląda proces krok po kroku?
Wysyłasz dokument do InPost w wersji cyfrowej. Następnie kurier dostarcza go odbiorcy w formie PDF, na tablecie. Odbiorca przechodzi szybką weryfikację i podpisuje dokument biometrycznie. Plik zostaje zabezpieczony pieczęcią kwalifikowaną i trafia z powrotem do Ciebie gotowy do archiwizacji.
Nie potrzeba drukarki. Nie potrzeba koperty. Potrzebny jest tylko dostęp do e-SmartCourier i decyzja, by przenieść procesy formalne w XXI wiek.
Kiedy warto skorzystać z e-SmartCourier?
Jeśli w Twojej firmie wysyłka dokumentów to stały element pracy, a jednocześnie szukasz sposobu na usprawnienie tego procesu, e-SmartCourier to rozwiązanie warte uwagi. Oszczędzasz czas, eliminujesz ryzyko błędu, zwiększasz wygodę dla obu stron.
Wszystko to przy zachowaniu pełnej kontroli, zgodności prawnej i najwyższych standardów bezpieczeństwa. InPost to nie tylko Paczkomat® i Kurier, ale też ułatwienia, które pomogą ci sprawnie zarządzać Twoją firmą!