Aż 75% firm1 nie jest gotowych na nadchodzące wymogi w zakresie niezależnego badania informacji niefinansowych dotyczących ESG. Jedynie co czwarte przedsiębiorstwo ma zasoby i umiejętności, żeby przygotować się do zewnętrznej atestacji. Co więc mogą zrobić pozostałe firmy, żeby nie dać się zaskoczyć? Swoim doświadczeniem i wyzwaniami związanymi z tym procesem dzieli się FFiL Śnieżka SA.
W obliczu rosnących wymogów regulacyjnych dotyczących zrównoważonego rozwoju coraz więcej firm musi przygotować się do zewnętrznej atestacji raportu ESG. Proces ten może wydawać się skomplikowany, dlatego poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik, który pomoże Twojej firmie sprawnie przejść przez ten etap.
Grupa Śnieżka opublikowała w marcu 2024 roku sprawozdanie z działalności, w którym na rok przed wymaganiami, zaprezentowała 8 wskaźników opracowanych zgodnie z wymogami ESRS, które poddane zostały zewnętrznej atestacji. I to właśnie proces ich weryfikacji okazał się dużym wyzwaniem, nie tylko ze względu na krótki termin publikacji raportu (26 marca 2024 r.), ale również ze względu na kompleksowość weryfikowanych informacji. Dzięki temu ćwiczeniu nasza firma jest lepiej przygotowana do pełnej atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju za rok 2024 i może prace te zaplanować z wyprzedzeniem, do czego też zachęcamy inne przedsiębiorstwa.
Pierwsza atestacja krok po kroku
Poniższa lista kontrolna to wynik dotychczasowych doświadczeń naszej firmy, która pierwszą atestację wskaźników opartych o ESRS ma już za sobą. Wierzymy, że początkującym organizacjom pomoże w lepszym przygotowaniu się do procesu.
1. Poszukaj audytora
Obowiązkowa atestacja, która na początek obejmie około 3500 firm, jest tematem nowym, dlatego nie warto zwlekać z poszukiwaniami. Atestacji mogą dokonać wyłącznie biegli rewidenci, którzy wykonują usługi w imieniu firm audytorskich. Na początku wszyscy biegli rewidenci będą „z urzędu” uprawnieni do atestacji ESG bez konieczności zdawania dodatkowych egzaminów, co ma się zmienić z czasem. Firmy audytorskie i biegłych można zweryfikować na stronie Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego.
Poszukiwanie audytora to czasochłonny proces, który rozpoczyna się od wysłania zapytania ofertowego, poprzez uzgodnienia co do zakresu i kosztów atestacji (każda firma ma swoją specyfikę i skalę), do podpisania umowy. Dobrą praktyką, kształtującą się na rynku, jest weryfikacja sprawozdania finansowego i niefinansowego przez jednego audytora, co daje efekt synergii m.in. w przypadku wskaźników powiązanych z danymi finansowymi.
2. Zbierz zespół wewnętrzny
Będą to głównie osoby, które zbierają dane do sprawozdania. Jeśli firma ma spółki za granicą, pamiętaj także o ich zaangażowaniu w całym procesie. Kluczowa jest jasna komunikacja o oczekiwaniach co do zbieranych danych oraz o wymaganych terminach. Wyzwanie może stanowić nie tylko język, ale i różnice między wymaganiami prawnymi na poszczególnych rynkach. Czasami wymagamy czegoś, co w Polsce jest oczywiste, jak np. określone normy raportowania, ale już np. w Ukrainie czy Węgrzech mogą one nie być wymagane prawem. Dla nas wspólnym językiem były tłumaczenia wytycznych ESRS na lokalne języki.
3. Planuj proces raportowania
Niezależnie od powyższych etapów atestacji, planuj proces raportowania z myślą o atestacji. Nie chodzi tu tylko o pozyskiwanie danych źródłowych do końcowych tabel czy dokumentów potwierdzających te dane. Chodzi również o udokumentowanie odbytych spotkań z uwzględnieniem listy uczestników i wypracowanych rezultatów. Będzie to szczególnie istotne w przypadku atestacji analizy podwójnej istotności, która jest procesem wieloetapowym i rozłożonym w czasie. Spotkania planuj w kalendarzu i pamiętaj o liście uczestników, żeby móc udowodnić np. udział Zarządu w spotkaniach i pracach wewnętrznych. Przydadzą się także notatki z tych spotkań, żeby pokazać, co zostało wypracowane i jakie były założenia (wymóg należytej staranności).
4. Rozmawiaj z audytorem
Omówienie oczekiwań na początku współpracy z biegłym rewidentem pomoże w planowaniu procesu i jego komunikacji w firmie. Twarde standardy atestacji nie są jeszcze określone w formie obowiązującego prawa i wstępne poznanie oczekiwań audytora co do jakości danych i formy sprawozdania może być kluczowe. Na razie (lipiec 2024 r.) dysponujemy jedynie wytycznymi i trwają ich konsultacje (dostępne na stronie Polskiej Izby Biegłych Rewidentów PIBR). Wytyczne mogą się zmienić, dlatego warto być w stałym kontakcie z audytorem w całym procesie, a nie tylko na etapie weryfikacji liczb.
5. Weryfikuj otrzymane od zespołu dane
Weryfikuj otrzymane od zespołu dane, zanim prześlesz je dalej. Weryfikacja wewnętrzna jest kluczem do sukcesu sprawnej atestacji zewnętrznej. Szczególnie na początku procesu raportowania, czy przy zmianie sposobu raportowania wskaźników. Jeśli do tej pory coś było raportowane inaczej (a ESRS są nowe, więc pewnie było), to upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie co się zmieniło i dlaczego. Dwie pary oczu, które sprawdzają wszystkie informacje to podstawa. Dzięki temu dużo błędów można wyłapać wewnętrznie. Czasami jest to pomyłka przy wpisywaniu do pliku, czasami inne ustawienie filtrów, czasami wina formuły. Weryfikacja wewnętrzna to oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ wydłużenie procesu atestacji z powodów wymienionych powyżej, może zwiększyć jego koszt.
6. Wsparcie technologiczne procesów
Firmy mają różne systemy gromadzenia i monitorowania danych. Od Excela po zaawansowane narzędzia. W pierwszym kroku audytor będzie chciał zrozumieć, jak działa Twoja firma, skąd czerpie dane, jak je agreguje, jakie jest rozumienie definicji danego wskaźnika. I może to robić na każdym etapie projektu. Im wcześniej, tym lepiej. Digitalizacja procesów zarządzania informacjami to kolejny krok wpływający na poprawę jakości danych. I to w każdym momencie: przed, w trakcie czy po atestacji, jako element usprawnienia procesu.
7. Wybierz formę prowadzenia atestacji
Atestacja zdalnie czy na żywo? W przypadku Śnieżki proces atestacji przebiegał całkowicie zdalnie. Upewnij się, czy w przypadku Twojej firmy też tak będzie, czy będzie potrzeba spotkań na żywo (dodatkowe wyzwanie z koordynacją spotkań zespołu z audytorem). To, co można zrobić wcześniej, to atestacja danych jakościowych, które np. opisują wdrożone polityki czy procedury.
8. Określ ramy czasowe na inne zadania
Zarezerwuj dodatkowy czas na ślad węglowy i taksonomię. Jeśli raportujesz ślad węglowy we wszystkich 3 zakresach, a dodatkowo twoja firma podlega ujawnieniom taksonomicznym, to atestację rozpocznij od tych aspektów. Wskaźniki te są wypadkową wielu punktów danych z różnych miejsc w firmie i w łańcuchu wartości (Zakres 3), dlatego będą wymagały zaangażowania wielu osób. Zadbaj o ich dostępność w wymaganym okresie, kiedy trzeba będzie zaprezentować te dane i ich źródło. Do zweryfikowania będą też m.in. wskaźniki emisyjności – pomimo tego, że liczysz ślad węglowy, korzystając jedynie z narzędzi wewnętrznych. Jeśli masz w firmie zespół od danych czy analiz, to zaangażuj go w proces. Być może pomoże w automatyzacji, czy podpowie, z jakich narzędzi skorzystać.
Rozłożenie procesu w czasie i odpowiednio wczesne wdrożenie audytora w wewnętrzne procesy firmy przełożą się na bardziej efektywny proces. Dobra wiadomość jest taka, że kolejna atestacja powinna pójść sprawniej, co wynika z poznania samej organizacji i raportowanych danych.
Podsumowując, jeśli Twoja firma nie podlega jeszcze obowiązkowi atestacji, warto zrobić takie ćwiczenie wcześniej, wykorzystując do tego celu kilka wybranych wskaźników (najlepiej przekrojowo przez różne obszary). Dzięki temu unikniesz stresu (i nadgodzin) związanego z koniecznością publikacji atestowanego sprawozdania w terminie. To pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zasoby w przyszłości, dzięki czemu Twoja firma zyska na efektywności i dokładności raportowania. Potraktuj to nie jako wydatek, a inwestycję w przygotowanie zespołu i firmy.
- Road to readiness. KPMG ESG Assurance Maturity Index 2023, https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/pl/pdf/2023/10/Road%20to%20Readiness.pdf ↩︎
O autorce: Barbara Kokoszka-Bugla – od ponad 15 lat zajmuje się tematyką CSR, zrównoważonego rozwoju i ESG. Od prawie 3 lat związana z FFiL Śnieżka SA, gdzie pełni funkcję ESG Managera. Prowadzi prace Komitetu ds. ESG, który opracował m.in. Strategię Zrównoważonego Rozwoju Śnieżki. Nadzoruje tworzenie raportu niefinansowego oraz przygotowanie do atestacji wskaźników. Obecnie prowadzi prace zespołu wdrażającego dyrektywę CSRD.
Opinie wyrażane przez ekspertki i ekspertów zewnętrznych na łamach portalu KompasESG.pl nie są wypowiedziami pracowników redakcji.
Czytaj dalej: