Podejście paperless to strategia polegająca na ograniczeniu lub całkowitej eliminacji papierowej dokumentacji w organizacjach. W praktyce oznacza to przejście na cyfrowe formy zarządzania dokumentami, takie jak elektroniczny obieg dokumentów, cyfrowe podpisy czy archiwizacja danych w chmurze. W erze złożonych wyzwań środowiskowych i rosnącej świadomości ekologicznej, paperless staje się kluczowym elementem strategii ESG.
Środowiskowe korzyści podejścia paperless
Jednym z głównych powodów wdrażania paperless jest jego pozytywny wpływ na środowisko naturalne. W dobie intensywnego wylesiania i wzrastającej konsumpcji papieru, ograniczenie zużycia tego surowca nabiera szczególnego znaczenia. Jak pokazują dane, produkcja papieru odpowiada za 25% wszystkich odpadów na składowiskach, a na światowym rynku brakuje niemal każdego rodzaju papieru. Cyfryzacja dokumentów pomaga zmniejszyć popyt na drewno i masę celulozową, przyczyniając się do ochrony lasów i redukcji śladu węglowego.
Zapisz się na newsletter Kompasu ESG
Wpływ paperless na zarządzanie korporacyjne
Wdrażanie paperless przynosi liczne korzyści organizacyjne. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami są wydajne, skalowalne i kompatybilne z innymi narzędziami cyfrowymi, np. sztuczną inteligencją. Przykładowo, cyfrowy obieg dokumentów pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i redukcję kosztów związanych z drukiem, magazynowaniem czy przesyłką papierowych dokumentów. Organizacje, które wcześniej przejęły taką strategię, mogą pochwalić się większą elastycznością operacyjną i obniżonymi kosztami operacyjnymi.
Społeczne aspekty wdrażania paperless
Przejście na paperless wpływa pozytywnie nie tylko na środowisko, ale również na otoczenie społeczne. Firmy realizujące politykę zrownoważonego rozwoju budują wizerunek odpowiedzialnych i innowacyjnych pracodawców. Klienci oraz inwestorzy coraz częściej wybierają partnerów biznesowych dbających o środowisko, co podkreśla znaczenie paperless jako elementu konkurencyjności.
W Polsce przykładem efektywnego wdrożenia paperless jest Santander Leasing, który dzięki współpracy z Asseco Data Systems umożliwił swoim klientom zdalne podpisywanie umów za pomocą cyfrowych podpisów SimplySign. Kolejnym przykładem jest Międzynarodowy Bank Świata, który uprościł swoje procedury wewnętrzne, zmniejszając jednocześnie zużycie papieru.
Paperless a wymogi ESG
Zgodność z kryteriami ESG staje się coraz bardziej istotna dla inwestorów i partnerów biznesowych. Firmy, które inwestują w technologie paperless, nie tylko zmniejszają swój ślad węglowy, ale również unowocześniają swoje procesy zarządzania. Przykłady z rynków zachodnich pokazują, że organizacje ignorujące takie zmiany mogą ponosić wyższe koszty finansowania oraz tracić zaufanie interesariuszy.
Wyzwania przy wdrażaniu paperless
Mimo wielu zalet, proces przejścia na paperless może być wyzwaniem. Wymaga on znacznych inwestycji w technologie i oprogramowanie oraz odpowiednich szkoleń pracowników. Dodatkowym problemem są kwestie kompatybilności systemów i opór ze strony pracowników przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy. Jednak korzyści długoterminowe przewyższają początkowe koszty.
Rozwiązanie paperless jest nie tylko krokiem w kierunku ochrony środowiska, ale także skutecznym narzędziem poprawy efektywności operacyjnej i zgodności z kryteriami ESG. Organizacje, które decydują się na takie zmiany, zyskują przewagę konkurencyjną i budują swój pozytywny wizerunek na rynku. W obliczu postępującej cyfryzacji oraz rosnących oczekiwań klientów, paperless staje się standardem, a nie jedynie opcją. Dlatego warto już dziś rozważyć jego wdrożenie jako element odpowiedzialnego i nowoczesnego zarządzania.
Czytaj dalej: